議事録の書き方を現役PMOが伝授する！ー４つのコツさえ押さえればもう怖くない

若手の仕事の中の一つである議事録作成。

よくプロジェクトマネージャーの口から聞くのが、「議事録がちゃんと書けない人が多すぎる」という話だ。

実際レビューに出した時に「なんだこれは！？全然なってないじゃないか！！」とボロクソに言われて突き返された経験のある人も、このブログを読んでくれている人の中にはいるかもしれない。

僕は普段ITコンサルタントとして働いていて、現在取り組んでいる案件ではPMO（Project Manegement Office）というプロジェクトを管理、運営する役割を担っている。

プロジェクト管理の中には議事録を作成する業務も含まれ、クライアントに提出するものも含め週に3本議事録を作っている。普通に考えて多すぎないか、週三回会議出てるってなんだよっていう愚痴は置いといて。ちなみに普段作っているのは会話を全て記録するのではなく、要約タイプの議事録だ。

今回はプロジェクト運営を主として仕事している中で学んだ議事録を作成する上で意識すべき４つのコツについて、話をしたいと思う。

もし、議事録書くのが苦手だって言う人は最後まで読んでもらえればと思う。

何を書くか①　変更点を書く

要約タイプの議事録に必要な内容は、当日使用した資料の中で会議を通じて変わった点を書き残すことだ。

そもそも議事録をなぜ作成するかって話をすると、会議の証拠（エビデンス）を文章として残しておくためだ。イメージは契約書とかと一緒で、後から『言った言わない』の揉め事を避けるためにある。

だから、議事録には当日口頭でのやり取りで当初の資料とは違う内容で合意に至ったことは、その過程も含めて盛り込まなければいけない。

ではここで変更点を議事録に書き漏らさないようにするコツとしては、プレゼン資料にしっかり目を通しておくことだ。

そもそも最初の提案がわからなければ何が変わったかなんてわかるはずもないのは当然な話で、もしあなたがとりあえず会議中の発言を全部タイピングして後からまとめ直すタイプなら、会議が終わってから資料とじっくり比較してどこが変わった検討すればいいし、会議中にある程度まとめるタイプなら会議前に事前に資料に目を通しておいて会議中は発言を追っていけば大丈夫だろう。

何を書くか②　決定事項を書く

議事録に盛り込まなければいけない内容は、前述の変更点だけではない。

新たに何をするか等決定事項についても盛り込まなければいけない。

これも変更点と同じで証拠を残しておくといった意味合いがある。

変更点も決定事項っちゃ決定事項でだぶちゃってると言われたらそうなんだけど、あえてココは注意してほしいポイントだから分けている。

何を隠そうこの決定事項、現在使えさせていただいているマネージャー曰く大抵の人が議事録に書けていないらしい。

今後プロジェクトを進めていく上で必要なクライアントとの同意を議事録に組み込んでいないことが非常に多いという。

どうしてこんなことが起こるかというと、大きな理由は経験の差だろう。

もうちょっとかみ砕くと、マネージャーからしてみると「今のお客様の発言は次のステップに進む際して重要な合意を得られた発言だ」と感じた発言も、経験の浅い若手からしてみたら些細な発言にしか思えないことが多く、議事を取り損ねたり議事録に盛り込まなかったりしてしまうのだ。

この経験の差を埋め常に何が重要だったかという点をもらさないように、この発言者はプロジェクトを進めるという観点から何を意図してこの発言をしているのか、という点を意識するしかないだろう。

どう書くか①　前提条件を組み込むことを忘れない

今度は実際に議事録を作成する際の書き方のポイントについて説明したいと思う。

話し言葉を使わないだとか、番号の振り方を揃えるだとか細かい注意点もあるけど、わかりやすい議事録を作るうえで最も意識してほしいことは話が何を前提にしているのかがわかるように文章の中に情報を組み込むことだ。

どういうことか、例えばの話をすると、

「美味しかった。ぜひまた振舞ってほしい。（A氏）」

⇒「私もその意見には賛成だ。次の機会に伝えておく。（B氏）」

みたいな感じで発言だけ追ってしまっていて、何の話をしているかの情報が抜けてしまっているパターンのことだ。

ちなみに正しい例は、

「今回Cさんに作って頂いたチャーハンは美味しかった。ぜひまた振舞ってほしい。（A氏）」

⇒「私もその意見に賛成だ。来週Cさんに会う機会があるので、伝えておく。（B氏）」

みたいな感じ。

どう書くか②　シンプルで綺麗な日本語を心がける

もう一つ議事録を作るうえで気を付けてほしいことがある。

それは、読んでいてつっかからないよどみなく流れる文章を書けているかという点だ。

これは上の役職の人になればなるほど、細かく見ているように思う。

おそらくマネージャークラスになると多忙なため、議事録を読んでいて一旦立ち止まって理解をしないといけない文章は鬱陶しいからなのだろう。

よどみない文章を書くコツとしては、もっと短く言い換えることは出来ないかという点と、”てにおは”が正しく使えているかを意識すればよい。

短く言い換えるっていうのは、例えば「○○の変更を行うことが出来るということは言えるだろうか。」⇒「○○の変更可能性は考えられるか。」みたいな。

シンプルな単語を使うことと冗長な表現をなくすことを意識するだけでも読みやすさはグッと変わってくる。

また”てにおは”の使い方は同じ文章中ではを連発しないとか（のとかも同じ）、述語の前は必ず”を”を使うとか。

まとめ

いかがだっただろうか。

まとめると議事録を書く時に意識するポイントは以下の４つだ。

①プレゼンの内容と何が変わったかを書く

②発言者の意図を意識して、決定事項を漏らさない様にする

③前提条件がわかるように文章構成する

④文章はシンプルに

この４つを意識出来れば、これであなたも議事録マスター間違いなしだ。笑